ماذا يجب على المديرين الجدد أن يتعلموا؟
- بيفرلي بيهان - 25/10/1428هـ
عندما تقبل دعوة مجلس إدارة، فإن الشركة ستنظم لك برنامج التوجيه. والمديرون الأكثر ذكاء يتأكدون من أنهم يتعلمون حقيقة ما يحتاجون إلى معرفته قبل أن يدخلوا قاعة اجتماعات مجلس الإدارة ويتقدمون بين الحين والآخر بطلبات محددة للمعلومات والاجتماعات والزيارات, إضافة إلى ما خططت الشركة له.
وفيما يلي بعض المجالات التي سترغب في التفكير فيها.
التكنولوجيا
تستخدم المصطلحات والحروف الأولى من الكلمات والكلمات الطنانة في العروض التي تقدم أمام مجلس الإدارة ويمكن لهذه الأمور أن تجعل المديرين الجدد في حالة إرباك وحيرة لكنهم يترددون في التساؤل عما تعنيه عندما يبدو كل شخص آخر فاهماً لها. ولتجنب هذه المشكلة اطلب سرداً قصيراً للمصطلحات الملائمة للشركة وصناعتها.
الاستراتيجية .. القضايا الرئيسية وكبار الناس
هذه هي أهم ثلاثة مجالات لكي يعرف عنها أي مدير جديد من البداية، وأفضل طريقة في أغلب الأحيان تتمثل في قضاء يومين في مقر الشركة، يلتقي بشكل فردي مع كبار التنفيذيين، بدءاً بالرئيس التنفيذي والمديرين الماليين والانتقال عبر المراتب العليا. وهذا يسمح لتنفيذيي الشركة أن يعرفوك قبل أن يبدأوا العمل معك في قاعة مجلس الإدارة، ويعطيك فرصة للتعلم عن الشركة في منبر تستطيع فيه أن تطرح بارتياح ما تسمى بالأسئلة البلهاء.
وعندما تكون قد قابلت الرئيس التنفيذي (والمدير المالي) خلال عملية توظيف المديرين، فإن هذه الجولة من الاجتماعات لها طابع مختلف جداً. فهذه الاجتماعات ترمي إلى تزويدك بفهم أعمق للقضايا الرئيسية المناسبة لشخص على وشك أن يأخذ مقعداً على طاولة مجلس الإدارة.
ويجب أن يكون أول اجتماع مع الرئيس التنفيذي لإعطائك نظرة عامة عن الشركة والقضايا الرئيسية التي يواجهها، ويدرج بشكل مثالي،"غوصاً عميقاً" في استراتيجية الشركة. ويمكن أن يكون أمراً مفيداً أن تسأله فيما إذا كان هناك وثيقة حديثة بالاستراتيجية فيمكنك أن تستعرضها قبل هذا الاجتماع أو بجعل الرئيس التنفيذي يستعرضها معك عندما تكونان معاً.
الاجتماع مع الرئيس التنفيذي يتيح فرصة لمعرفة كيف يتم وضع الأرقام معاً ولفهم المقاييس الرئيسية المستخدمة لقياس الأداء، وهنالك ممارسة مفيدة لهذا الاجتماع وهي جعل المدير المالي يستعرض معك آخر بيان مالي ربعي وإذا طلب منك أن تعمل في لجنة التدقيق، فإنها فكرة جيدة أن تقضي بعض الوقت مع المدققين الخارجيين.
خطط من البداية ليوم متابعة للاجتماعات مع الإدارة العليا على مدى ستة أو ثمانية شهور، وعندئذ، ستكون قد أمضيت ما يكفي إزاء منحنى التعلم لتطرح المزيد من الأسئلة المركزة.
زيارات المواقع
ترتب كثير من الشركات زيارات للمواقع للمديرين الجدد، وإذا لم يتم التخطيط لأي زيارة كجزء من تعريفك على مرافق الشركة، اطلب على الأقل، زيارة واحدة/ ومثال ذلك، إذا كان للشركة خطان رئيسيان للعمل، فقد ترغب في زيارة عملية واحدة في كل قطاع، وإذا كانت عمليات الشركة يمكن الوصول إليها بسهولة، مثل الحال في صناعة التجزئة يمكن لك أن تخطط لزياراتك للمواقع وذلك ببساطة بزيارة المتاجر، وقم أيضا بزيارة متاجر المنافسين الرئيسيين.
وهنالك كلمة تحذيرية إزاء زيارات المواقع: سيقوم الموظفون في بعض الأحيان بإثارة قضايا الميزانية أو الشكوى من سياسات الشركة خلال زيارتك، ووجد ثلاثة مديرين جدد خلال زيارة لمنجم، أنفسهم في هذا الوضع عندما شكا مدير المنجم من شطب توسع بمبلغ ثلاثة ملايين دولار من ميزانيته، وأخبره المديرون الجدد أن هذا، "بدا أنه غلطة" وعندما حلقت مروحيتهم كان مدير المنجم على الهاتف مع الرئيس التنفيذي يخبره أنه حصل على الدعم لميزانيته على مستوى مجلس الإدارة ولا حاجة إلى القول إن أعضاء المجلس الجدد – الذين كانوا على معرفة ضئيلة بالعوامل العديدة التي تؤخذ في قرار الميزانية – قوبلوا باستقبال بارد عندما عادوا إلى مقر الشركة.
وأفضل رد دائماً تقريباً هو الإيحاء بأنك ستنقل هذه الملاحظات إلى الرئيس التنفيذي، وأن تفعل ذلك.
معرفة ما يتعلق بمجلس الإدارة
تميل امتيازات اللجان وموجهات الإدارة والقوانين الفرعية إلى أن تكون لغة نمطية لكنها تظل جديرة بإعادة النظر فيها ، والأهم أن تطلب تقييم المجلس الأخير الذي يجب أن يوفر رؤية في كيفية تصور المجلس لمواطن قوته وضعفه، وهنالك وثيقة أخرى مضيئة وهي آخر تقييم للأداء من قبل الرئيس التنفيذي.
ستكون مقابلات استخدامك قد أتاحت لك فرصة للقاء بعض أعضاء المجلس، لكن ربما ليس جميعهم، حاول أن تقابل أكبر عدد من زملائك المديرين قبل أو بعد وقت قصير من أول اجتماع لك في المجلس، وابدأ بسؤال رئيس كل لجنة من لجان المجلس إذا كان بإمكانك أن تقضي ساعة معه- شخصياً أو على الهاتف – للتعجل في قضايا اللجان، وبالنسبة للآخرين الذين لا يرأسون لجاناً، حاول الاتصال بهم "للسلام" فقط واللقاء شخصياً، إذا كان ذلك مجدياً من ناحية جغرافية ويظهر قيامك بهذه المبادرة رغبتك في العمل معهم كزملاء وللتعرف عليهم كأشخاص ، وهو ما يمكن أن يكون مهماً عندما ينضم عضو جديد إلى فريق موجود.
إن هذا النوع من التعلم يستغرق وقتاً وجهداً وهو ما يمكن أن يكون قاسياً على برنامج مدير مشغول، لكن في بيئة الإدارة في هذه الأيام كلما تعلمت أكثر وأسرع كان ذلك أكثر أهمية، فأنت لن تستطيع فقط أن تسهم بشكل أسرع كعضو مجلس بل ستشعر بثقة أكبر في معرفة ما يجري فعلاً في الشركة التي وافقت على المساعدة في إدارتها.
وفيما يلي بعض المجالات التي سترغب في التفكير فيها.
التكنولوجيا
تستخدم المصطلحات والحروف الأولى من الكلمات والكلمات الطنانة في العروض التي تقدم أمام مجلس الإدارة ويمكن لهذه الأمور أن تجعل المديرين الجدد في حالة إرباك وحيرة لكنهم يترددون في التساؤل عما تعنيه عندما يبدو كل شخص آخر فاهماً لها. ولتجنب هذه المشكلة اطلب سرداً قصيراً للمصطلحات الملائمة للشركة وصناعتها.
الاستراتيجية .. القضايا الرئيسية وكبار الناس
هذه هي أهم ثلاثة مجالات لكي يعرف عنها أي مدير جديد من البداية، وأفضل طريقة في أغلب الأحيان تتمثل في قضاء يومين في مقر الشركة، يلتقي بشكل فردي مع كبار التنفيذيين، بدءاً بالرئيس التنفيذي والمديرين الماليين والانتقال عبر المراتب العليا. وهذا يسمح لتنفيذيي الشركة أن يعرفوك قبل أن يبدأوا العمل معك في قاعة مجلس الإدارة، ويعطيك فرصة للتعلم عن الشركة في منبر تستطيع فيه أن تطرح بارتياح ما تسمى بالأسئلة البلهاء.
وعندما تكون قد قابلت الرئيس التنفيذي (والمدير المالي) خلال عملية توظيف المديرين، فإن هذه الجولة من الاجتماعات لها طابع مختلف جداً. فهذه الاجتماعات ترمي إلى تزويدك بفهم أعمق للقضايا الرئيسية المناسبة لشخص على وشك أن يأخذ مقعداً على طاولة مجلس الإدارة.
ويجب أن يكون أول اجتماع مع الرئيس التنفيذي لإعطائك نظرة عامة عن الشركة والقضايا الرئيسية التي يواجهها، ويدرج بشكل مثالي،"غوصاً عميقاً" في استراتيجية الشركة. ويمكن أن يكون أمراً مفيداً أن تسأله فيما إذا كان هناك وثيقة حديثة بالاستراتيجية فيمكنك أن تستعرضها قبل هذا الاجتماع أو بجعل الرئيس التنفيذي يستعرضها معك عندما تكونان معاً.
الاجتماع مع الرئيس التنفيذي يتيح فرصة لمعرفة كيف يتم وضع الأرقام معاً ولفهم المقاييس الرئيسية المستخدمة لقياس الأداء، وهنالك ممارسة مفيدة لهذا الاجتماع وهي جعل المدير المالي يستعرض معك آخر بيان مالي ربعي وإذا طلب منك أن تعمل في لجنة التدقيق، فإنها فكرة جيدة أن تقضي بعض الوقت مع المدققين الخارجيين.
خطط من البداية ليوم متابعة للاجتماعات مع الإدارة العليا على مدى ستة أو ثمانية شهور، وعندئذ، ستكون قد أمضيت ما يكفي إزاء منحنى التعلم لتطرح المزيد من الأسئلة المركزة.
زيارات المواقع
ترتب كثير من الشركات زيارات للمواقع للمديرين الجدد، وإذا لم يتم التخطيط لأي زيارة كجزء من تعريفك على مرافق الشركة، اطلب على الأقل، زيارة واحدة/ ومثال ذلك، إذا كان للشركة خطان رئيسيان للعمل، فقد ترغب في زيارة عملية واحدة في كل قطاع، وإذا كانت عمليات الشركة يمكن الوصول إليها بسهولة، مثل الحال في صناعة التجزئة يمكن لك أن تخطط لزياراتك للمواقع وذلك ببساطة بزيارة المتاجر، وقم أيضا بزيارة متاجر المنافسين الرئيسيين.
وهنالك كلمة تحذيرية إزاء زيارات المواقع: سيقوم الموظفون في بعض الأحيان بإثارة قضايا الميزانية أو الشكوى من سياسات الشركة خلال زيارتك، ووجد ثلاثة مديرين جدد خلال زيارة لمنجم، أنفسهم في هذا الوضع عندما شكا مدير المنجم من شطب توسع بمبلغ ثلاثة ملايين دولار من ميزانيته، وأخبره المديرون الجدد أن هذا، "بدا أنه غلطة" وعندما حلقت مروحيتهم كان مدير المنجم على الهاتف مع الرئيس التنفيذي يخبره أنه حصل على الدعم لميزانيته على مستوى مجلس الإدارة ولا حاجة إلى القول إن أعضاء المجلس الجدد – الذين كانوا على معرفة ضئيلة بالعوامل العديدة التي تؤخذ في قرار الميزانية – قوبلوا باستقبال بارد عندما عادوا إلى مقر الشركة.
وأفضل رد دائماً تقريباً هو الإيحاء بأنك ستنقل هذه الملاحظات إلى الرئيس التنفيذي، وأن تفعل ذلك.
معرفة ما يتعلق بمجلس الإدارة
تميل امتيازات اللجان وموجهات الإدارة والقوانين الفرعية إلى أن تكون لغة نمطية لكنها تظل جديرة بإعادة النظر فيها ، والأهم أن تطلب تقييم المجلس الأخير الذي يجب أن يوفر رؤية في كيفية تصور المجلس لمواطن قوته وضعفه، وهنالك وثيقة أخرى مضيئة وهي آخر تقييم للأداء من قبل الرئيس التنفيذي.
ستكون مقابلات استخدامك قد أتاحت لك فرصة للقاء بعض أعضاء المجلس، لكن ربما ليس جميعهم، حاول أن تقابل أكبر عدد من زملائك المديرين قبل أو بعد وقت قصير من أول اجتماع لك في المجلس، وابدأ بسؤال رئيس كل لجنة من لجان المجلس إذا كان بإمكانك أن تقضي ساعة معه- شخصياً أو على الهاتف – للتعجل في قضايا اللجان، وبالنسبة للآخرين الذين لا يرأسون لجاناً، حاول الاتصال بهم "للسلام" فقط واللقاء شخصياً، إذا كان ذلك مجدياً من ناحية جغرافية ويظهر قيامك بهذه المبادرة رغبتك في العمل معهم كزملاء وللتعرف عليهم كأشخاص ، وهو ما يمكن أن يكون مهماً عندما ينضم عضو جديد إلى فريق موجود.
إن هذا النوع من التعلم يستغرق وقتاً وجهداً وهو ما يمكن أن يكون قاسياً على برنامج مدير مشغول، لكن في بيئة الإدارة في هذه الأيام كلما تعلمت أكثر وأسرع كان ذلك أكثر أهمية، فأنت لن تستطيع فقط أن تسهم بشكل أسرع كعضو مجلس بل ستشعر بثقة أكبر في معرفة ما يجري فعلاً في الشركة التي وافقت على المساعدة في إدارتها.